Humanisasi Sistem Informasi

Publikasi Proceeding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XII MMT – Institut Teknologi Sepuluh November

HUMANISASI SISTEM INFORMASI

Y. Adam Prasetyo
Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Rekayasa Industri, Institut Teknologi Telkom
Jl. Raya Telekomunikasi no 1, Dayeuh Kolot, Bandung, Indonesia 40257
yap@ittelkom.ac.id, yadamp@yahoo.co.id

 

ABSTRAK

Sistem Informasi merupakan sistem sebagai sekumpulan komponen yang melakukan kegiatan mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyebarkan informasi untuk mendukung kegiatan pengambilan keputusan di organisasi. Sistem informasi pada kondisi tersebut hanya menjadikan sistem informasi sebagai alat bantu manusia dalam mendapatkan informasi. Peningkatan kapabilitas sistem informasi yang dapat berperilaku seperti layaknya perilaku manusia menjadi hal penting untuk dikembangkan. Dengan kapabilitas tersebut, maka fungsi sistem informasi tidak hanya berhenti sebagai alat bantu namun dapat menggantikan fungsi manusia seperti pengambilan keputusan. Peningkatan kapabilitas sistem informasi tidak terlepas dengan memasukkan proses pengolahan informasi dan pengambilan keputusan berdasarkan nilai yang dibangun dalam sistem informasi. Tingkatan penyimpanan juga diperlukan mulai dari tingkatan data, informasi, pengetahuan(knowledge), hingga kebijaksanaan(wisdom) sebagai tingkatan penyimpanan suatu nilai perusahaan untuk mengambil keputusan. Kebijaksanaan tersebut tergantung pada nilai-nilai untuk pengambilan keputusan seperti kerangka kontrol kualitas, peramalan trend penjualan, peramalan kebutuhan keuangan, proyeksi kebutuhan tenaga kerja, penilaian kinerja karyawan dan lain-lain. Metoda yang digunakan dalam sintesa manajemen sistem informasi dan manajemen pengetahuan (wisdom management) adalah studi literatur dan focus group. Penerapan manajemen kebijaksanaan dan manajemen pengetahuan (knowledge management) pada sistem informasi menjadi hal utama untuk menjadikan sistem informasi dapat berperilaku seperti layaknya manusia dengan kerangka nilai tertinggi yang akan dibangun seperti membangun nilai spiritual pada diri manusia dalam berperilaku. Dengan penerapan tersebut, kapabilitas sistem informasi akan meningkat dan memiliki daya dukung tinggi pada organisasi dalam persaingan bisnis.

Kata kunci: sistem, data, informasi, pengetahuan, manajemen.

 

I. PENDAHULUAN

Perusahaan dijital mengawali era dijital dalam majamen perusahaan. Era dijital diawali dengan penggunan proses elektronik untuk memproses data. Perusahaan dijital mulai memindahkan pekerjaan-pekerjaan manual untuk digantikan oleh perangkat elektronik. Penggunaan teknologi informasi untuk mendukung kerja perusahaan baik pekerjaan administrasi dan manajemen sudah mulai dikembangkan. Pengalihan pekerjaan manusia oleh perangkat elektronik semakin memperingan pekerjaan manusia dalam organisasi.

Perkembangan teknologi informasi dan manajemen organisasi mewarnai perkembangan manajemen perusahaan. Selain perkembangan hardware, perkembangan software juga menandai era perkembangan teknologi informasi. Dalam hal ini, perkembangan manajemen sistem informasi untuk diterapkan pada perusahaan menandai era baru manajemen perusahaan. Perkembangan manajemen organisasi bisnis yang didukung sistem informasi meningkatkan tingkat kompetensi perusahaan dalam persaingan bisnis.

Permasalahannya adalah perencanaan dan perancangan sistem informasi yang layaknya manusia belum memeberikan gambaran pertumbuhan kapabilitas pengolahan seperti layaknya manusia membesar atau semakin pintar secara sistematis. Paper ini memberikan gambaran prinsip yang mendukung framework perencanaan dan perancangan sistem informasi yang cerdas layaknya manusia.

II. METODA

Metoda yang digunakan dalam penulisan paper ini adalah studi literatur dan focus group. Studi literatur digunakan dalam sintesis literatur manajemen sistem informasi dan manajemen pengetahuan. Sintesa tersebut untuk menghasilkan gambaran prinsip perencanaan dan perancangan sistem informasi yang cerdas seperti manusia. Hasil kerangka tersebut akan dibahas dalam focus group yang sabagai metoda untuk mengkaji sintesa. Secara lengkap, metoda yang digunakan dalam penulisan paper ini dapat dilihat pada Gambar 1 Metoda.

metode-penelitian1
Gambar 1 Metoda.

Pada gambar diatas menunjukkan bahwa langkah-langkah yang ditempuh untuk mendapatkan gambaran prinsip perencanaan dan perancangan sistem informasi yang cerdas layaknya manusia adalah sebagai berikut.

II.1 Studi literatur Management Sistem Informasi

Pada tahap ini digunakan untuk memahami perkembangan sistem informasi. Sistem Informasi telah berkembang dengan pesat baik dalam tinjauan akademis dan penerapan praktis.

1. Studi literatur Manajemen Pengetahuan

Studi pada bidang kajian ini digunakan untuk meningkatkan kapabilitas sistem informasi menjadi sesuatu yang dapat meningkat kapabilitasnya. Selian itu, kajian ini untuk memberikan pemisahan yang jelas setiap tingkat manajerial dan kontribusi manajemen pengetahuan dalam sistem informasi yang layaknya manusia.

2. Sintesis Literatur Manajemen Inforamasi dan Manajemen Pengetahuan

Sintesis dari dua literatur tersebut untuk memberikan gambaran prinsip dalam perencanaan dan perancangan sistem informasi yang layaknya manusia

3. Focus Group

Focus group merupakan metoda yang digunakan untuk memberikan evaluasi atas sintesa dari proses sebelumnya.

III. HASIL DAN DISKUSI

III.1 Hasil

1. Manajemen Pengetahuan (knowledge management)

Konstruksi data, informasi, pengetahuan(knowledge) dan kebijaksanaan (wisdom) dalam pemahaman manajemen pengetahuan (knowledge management) dapat dilihat pada Gambar 2 berikut ini.

Perkembangan-Knowledge1
Gambar 2 Perkembangan Knowledge[3].

Berdasarkan gambar tersebut, dapat dilihat proses perubahan dari data hingga menjadi kebijaksanaan (wisdom). Perubahan tersebut berkaitan dengan penambahan nilai sehingga memiliki dampak yang berbeda bagi yang menggunakan. Pengetahuan memberikan makna kualitatif berupa intuitif dan informatif kepada pengguna pengetahuan itu sendiri. Pengetahuan juga memiliki arti informasi yang berharga dan telah divalidasi yang bersumber dari pengalaman terakumulasi, persepsi, keyakinan dan nilai[1]. Kebijaksanaan merupakan suatu kumpulan aplikasi sebagai tindakan aksi dari pengetahuan yang dimiliki.

2. Manajemen Sistem Informasi

Dalam terminologi teknologi informasi, pengertian data, informasi dan pengetahuan menurut definis Turban. Data adalah deskripsi dasar suatu benda, kejadian, kegiatan, dan transaksi yang terekam, terklasifikasikan, dan tersimpan namun tidak terkelola untuk menunjukkan arti tertentu. Sedangkan pengertian informasi adalah data yang telah dikelola sehingga memiliki arti yang bermanfaat bagi penerima. Pengetahuan (knowledge) adalah data atau informasi yang telah dikelola dan diproses sehingga menunjukkan suatu pemahaman, pengalaman, pembelajaran terakumulasi dan keahlian untuk diaplikasikan pada suatu masalah atau aktivitas.

Sistem informasi adalah suatu kumpulan komponen yang berkaitan untuk mengumpulkan, mengolah, menyimpan, dan menyebarkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan pengendalian di organisasi. Komponen-komponen yang berkaitan tersebut membentuk sistem untuk mengolah keputusan sehingga dapat membantu manajemen dalam mengambil kesimpulan. Pada pengertian tersebut, fungsi utama sistem informasi adalah mendukung manajerial perusahaan untuk mengambil keputusan. Hirarki tersebut dapat dilihat pada Gambar 3 Hirarki Pengolahan Data. Pada gambar tersebut, data diolah menjadi informasi dan informasi diolah menjadi keputusan. Pemahaman tersebut, menjadi hal yang telah dibahas dalam pemahaman sistem informasi saat ini.

Hirarki-Pengolahan-Data1
Gambar 3 Hirarki Pengolahan Data

Dalam pengembangannya, sistem informasi berkembang sesuai dengan penerapannya di perusahaan bisnis. Sistem informasi secara konsep digunakan untuk membantu semua lini perusahaan secara bisnis dan mendukung semua tingkatan manajerial perusahaan. Dukungan tersebut dapat dilihat pada Gambar 4 Bangunan Sistem Informasi .

Bangunan-Sistem-Informasi1
Gambar 4 Bangunan Sistem Informasi[2].

Secara vertikal, tipe sistem dalam perspektif manajerial dapat dibedakan dalam bentuk Transaction Processing System (TPS), Management Information System (MIS), Decission Support System (DSS), dan Excecutive Support System (ESS). Secara horizontal, tipe sistem dalam perspektif fungsional dapat dibedakan menjadi sistem informasi Marketing dan Penjualan, Sistem Informasi Manufaktur dan Produksi, Sistem Informasi Akuntansi dan Keuangan, dan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia. Tipe sistem tersebut mempunyai area penting dan khusus pada areanya masing-masing baik secara fungsional maupun manajerial.

Sistem informasi yang dikembangkan diharapkan dapat mendukung operasional dan manajerial perusahaan secara keseluruhan. Penerapan sistem informasi secara tidak langsung memaksa penggunaan perangkat keras lainnya seperti perangkat jaringan, perangkat multimedia, dan lain-lain. Harapan yang ingin dicapai adalah seluruh kegiatan perusahaan dapat didukung sistem informasi baik administrasi maupun manajerial. Tujuan utama penerapan sistem ini adalah peningkatan nilai perusahaan dengan adanya peningkatan kompetensi, efisiensi dan pencapaian profit perusahaan.

3. Sintesa

Belum ada kesepakatan bersama pada terminologi saat ini bahwa pengetahuan dan kebijaksanaan sebagai suatu hasil pengolahan dari informasi dalam penerapannya di sistem informasi. Berdasarkan hasil studi literatur manajemen pengetahuan, peneliti melihat adanya suatu konstruktif yang tepat untuk bangunan sistem informasi dari tingkat operasional hingga strategis. Bangunan sistem informasi tersebut akan memberikan dukungan sistem informasi yang berbeda setiap tingkatan organisasi perusahaan. Hal tersebut dapat dilihat pada Gambar 5 Dukungan Sistem Informasi.

Dukungan-Sistem-Informasi1
Gambar 5 Dukungan Sistem Informasi.

Dari bangunan sistem informasi tersebut, dapat diketahui bahwa pada tingkat operasional sistem informasi memberikan dukungan berupa data. Pada tingkat manajemen taktis diberikan dukungan informasi. Sedangkan pada tingkat manajemen menengah diberikan dukungan pengetahuan (knowledge) dan manajemen pusat diberikan dukungan kebijaksanaan (wisdom).

Pengetahuan dalam hal ini adalah kumpulan dari informasi yang disusun berdasarkan waktu sehingga memberikan pengalaman atas suatu bentuk tertentu. Kebijaksanaan merupakan suatu kemampuan untuk melakukan aksi atas pemahaman dari pengetahuan yang diperoleh atas suatu bentuk tertentu. Dalam hal ini dapat digambarkan dalam suatu penerapan yang aplikatif pada bagian penjualan bahwa data merupakan transaksi penjualan yang terekam, informasi berkenaan dengan rekapitulasi dalam bentuk harian/bulanan, pengetahuan dalam bentuk trend penjualan dalam periode tertentu, dan kebikjasanaan terjadi pada saat sistem informasi memberikan peringatan atau rekomendasi strategi yang harus dilakukan. Pemisalan konstruksi aplikasi pada beberapa bagian dalam sistem informasi dapat dilihat pada Gambar 6 Penerapan Konsep Dukungan Sistem Informasi.

Penerapan-Konsep1
Gambar 6 Penerapan Konsep Dukungan Sistem Informasi

Bangunan sistem informasi yang dapat bekerja secara otomatis diatas dapat menggantikan sebagian besar fungsi kerja manusia dalam manajemen organisasi. Dengan demikian, sistem informasi yang demikian menjadi sistem informasi yang cerdas layaknya manusia itu sendiri.

Berkaitan dengan hal tersebut di atas, maka sangat penting adanya suatu manajemen atas pengelolaan sumber daya perusahaan berkaitan dengan data-kebijaksanaan. Manajemen yang biasanya dilakukan oleh manusia dapat ditanamkan dalam sistem informasi untuk mendukung kerja manusia. Hal tersebut dapat dilihat pada Gambar 7 Konsep Manajemen dalam Sistem Informasi.

Konsep-Manajemen-Sistem-Informasi
Gambar 7 Konsep Manajemen Sistem Informasi

Dari gambar tersebut terlihat bahwa setiap tingkat memberikan kontribusi yang berbeda berkenaan dengan pembentukan dukungan sistem informasi. Pembentukan langkah strategis perusahaan didukung dari bawah mulai dari data, informasi, pengetahuan hingga kebijaksanaan. Langkah operasional yang dibentuk dilakukan dari manajemen puncak hingga tingkat operasional. Pembentukan pengetahuan baru untuk mendukung manajemen puncak dan dibagi kepada seluruh bagian perusahaan dapat berasal dari internal maupun eksternal. Pengetahuan memiliki bentuk yang konkrit untuk dibagi kepada seluruh tingkat dan bagian untuk mendukung kompetensi bisnis perusahaan. Berkenaan dengan hal tersebut, tingkat yang tepat untuk penciptaan dan pembagian pengetahuan berada pada tingkat manajemen menengah. Hal ini disadari untuk menghindari jarak yang tinggi antara manajemen puncak berkenaan dengan strategi perusahaan dan manajemen taktis berkenaan dengan operasional perusahaan.

Pembentukan sistem informasi yang cerdas sangat penting untuk meningkatkan efisiensi dan kompetensi dalam bersaing dengan perusahaan lain. Kehandalan serta kecerdasan sistem informasi dipengaruhi teknologi informasi yang dikelola oleh bagian IT perusahaan. Dengan demikian, bagian IT harus memahami sistem informasi yang layaknya manusia ini dalam perencanaan strategis hingga operasional. Prinsip framework perencanaan dan perancangan yang dilakukan IT perusahaan untuk mengembangkan sistem informasi yang layaknya manusia dapat dilihat dalam Gambar 8 Perencanaan dan Perancangan Sistem Informasi .

Perencanaan-dan-Perancangan-SI
Gambar 8 Perencanaan dan Perancanan Sistem Informasi

Dari gambar tersebut dapat dijelaskan, bagian IT harus merencanakan suatu sistem informasi dari atas ke bawah (top down). Perencanaan bentuk sistem informasi hingga tataran operasional didasari dari kebutuhan manajemen puncak dan selanjutnya diturunkan hingga kebutuhan paling bawah (operasional). Bagian IT melakukan identifikasi kebutuhan dukungan manajemen setiap tingkat organisasi dalam perancangan sistem informasi. Infrastruktur IT juga perlu direncanakan untuk mendukung sistem informasi yang layaknya manusia sehingga penggunaan sistem informasi menjadi tepat dan handal.

Berkenaan dengan hal tersebut, sistem informasi seperti layaknya manusia ini meliputi hal-hal berikut ini:

  1. sistem Informasi mendukung tingkat manajemen menengah dan puncak yang mencakup pengetahuan dan kebijaksanaan,
  2. sistem informasi mendukung adanya penciptaan dan penyebaran pengetahuan melalui manajemen menegah,
  3. sistem informasi mendukung kerja baik secara administrasi maupun manajerial,
  4. perencanaan dan perancangan sistem informasi sifatnya dari atas hingga bawah (top down) dengan melakukan identifikasi kebutuhan manajemen.

III.2 Diskusi

Diskusi atas hasil sintesa dibentuk dengan metoda focus group. Fokus group ini terdiri dari orang-orang yang mempunyai kompetensi di bidangnya. Group tersebut dapat dilihat pada Tabel 1 Grup Diskusi.

Tabel 1 Grup Diskusi

No Nama Kompetensi Aktivitas
1. Dr. Luciana Andrawina Manajemen Pengetahuan Peneliti
2. Amelia Kurniawati, ST.,MT., Manajemen Pengetahuan Peneliti
3. Seno Adi P., ST.MT. Manajemen Sistem Informasi Peneliti & Praktisi

Beberapa masukan berkenaan dengan prinsip framework perencanaan dan perancangan sistem informasi yang layaknya manusia antara lain:

  1. framework perlu dikembangkan jika akan dijadikan sebagai framework arsitektur perusahaan dalam penelitian berikutnya,
  2. perlu pemisahan jelas manajemen data–kebijaksanaan setiap tingkat manajerial berkenaan dengan perencanaan dan perancangan sistem informasi,
  3. sintesa konsep dari manajemen pengetahuan dan manajemen sistem informasi diharapkan memberikan kontribusi dalam framework arsitektur perusahaan.

IV. KESIMPULAN

Atas dasar hal-hal tersebut, dapat diambil kesimpulan berkenaan dengan sintesa sistem informasi yang layaknya manusia:

  1. perencanaan dan perencanaan sistem informasi layaknya perilaku manusia dimulai dari tingkat atas hingga bawah (top down),
  2. perencanaan tersebut dengan melakukan identifikasi kebutuhan tingkat manajemen puncak(kebijaksanaan), manajemen menengah(pengetahuan), manajemen taktis(informasi) dan operasional(data),
  3. prinsip framework yang didiskusikan adalah prinsip yang membahas sistem informasi layaknya manusia dan perlu dikembangkan lebih rinci berkaitan dengan framework arsitektur perusahaan terutama berkenaan dengan butir 2 di atas,,
  4. perkembangan unsur pengetahuan eksternal menjadi tanggung jawab pada tingkat manajemen menengah dan harus didukung oleh manajemen dan infrastruktur IT,
  5. perlu dibuat lebih rinci berkenaan dengan framework yang memasukkan manajemen di tiap tingkatan manajerial.

DAFTAR PUSTAKA

[1] Dalkir Kimiz, (2005), Knowledge Management in Theory and Practice, Elsevier, UK.
[2] Laudon, Kenneth C, Jane P. Laudon. (2002), Management Informasi Sistems 7th Edition, Prentice Hall, New Jersey.
[3] Liebowitz, Jay (1999),Knowledge Management, CRC Press, USA.
[4] McLeod Raymond, Jr., Shell, George P. (2007), Management Information System 10th Edition, Pearson International Edition, USA.
[5] Turban Efraim, Dorothy Leidner, Ephraim McLean, James Wetherbe (2007), Information Technology for Management: Transforming Organizations in the Digital Economy 6th Edition,Wiley International Student Version, USA.

Leave a Reply